Инструменты

Управление удалённой командой. Полезные правила и сервисы

Принципы менеджмента
Удалённый формат управления принципиально мало чем отличается от традиционного офисного менеджмента, но он обнажает те ошибки управления, которые в привычном офисно-очном формате могут быть не видны, либо сглаживаться за счёт находящихся рядом коллег и руководителя.
В первую очередь, на удалёнке нужны более чёткие оцифрованные правила, процедуры и целевые показатели.
·

Оцифрованные целевые показатели: понятные 3-5 основных целей для каждого с ежедневными или еженедельными метриками (KPI или, в более продвинутых случаях, можно использовать OKR). Причём, желательно, чтобы метрики и прогресс в достижении цели были наглядны и легко видимы, например, через специальные сервисы, о которых речь пойдёт дальше

Оцифрованные процедуры, особенно ритм общения, включающий: ежедневные короткие (до 15 мин) утренние командные стендапы для сонастройки, еженедельную общую встречу команды и еженедельное общение один на один руководителя с каждым участником его команды, еженедельная (обычно, пятничная) необходимость каждому публиковать апдейт о результатах за текущую неделю и планах на следующую.
·
Оцифрованные правила, особенно правила коммуникаций: какие вопросы в чате, какие по почте (почту, лучше, минимизировать), какие в разговоре, каким должно быть качество связи, где брать какую информацию, как работать с различными сервисами, как и где писать протокол встреч, как, когда и кому давать обратную связь, как проводить onboarding и пр.


Подходящие сервисы
Единого решения, к сожалению, нет. Это всегда микс, часто осложнённый различными внутрикорпоративными системами и ограничениями. Выделю следующие системы:
·
Общий менеджмент (постановка и контроль выполнения задач): Asana, Basecamp, Trello (близок к идеалу для несложных случаев), Битрикс24 (у меня он не очень заходит).

Текстовые коммуникации: мессенджеры (в том числе, путём создания тематических групп), но, лучше, Slack. Использование почты во внутренних коммуникациях, желательно, минимизировать.

Аудио и видео коммуникации: Zoom (мой фаворит), Skype (кстати, не все знают, что в скайпе уже давно можно делиться экраном и создавать ссылку-приглашение к беседе вместо трудоёмкого создания общего чата с добавлением всех участников), мессенджеры, Jitsi в качестве полностью бесплатной альтернативы Zoom.

Файлохранилища и совместная работа с документами: GoogleDrive (мой фаворит, в том числе, из-за отличной системы управления доступами и возможностью удобного голосового набора текста), Notion (для заметок и структурирования инфы), DropBox, OneDrive, Confluence (как полноценная система управления знаниями). Для совместного фиксирования заметок во время встреч хороши Miro и Hugo. Для работы над маркетинговыми материалами - Figma.

Календарь: Гугл календарь в сочетании с Сalendly для более удобного назначения встреч.

CRM: AmoCRM, PipeDrive, Битрикс24, Trello.
·
Также могут быть полезны дополнительные удобные штуки, типа запись видео с экрана (например, Loom), умный принтскрин (например, Lightshot), устранение фоновых звуков при общении (Krisp), управление доступом к паролям (1Password).

Коммуникации в удалённом режиме
Вот некоторые, важные выделенные правила:
·
Если что-то пошло не так в текстовом общении – созвонитесь.

Сделайте так, чтобы в каждой встрече был модератор (скорее всего, вы) и человек, ответственный за мемо.

Используйте видео, но не всегда. Я, лично, не фанат видео-звонков, так как люблю ходить, когда разговариваю.

Если не хватает общения, отдельно созванивайтесь по нерабочим вопросам.

Если чувствуете, что во время встреч начинаете заниматься другими задачами, подумайте и уточните, нужно ли там ваше присутствие.

Обращайтесь к конкретным участникам, если чувствуете, что они отваливаются от разговора или стесняются.

Если чувствуете, что кто-то остался недоволен после общей встречи или был необычно пассивен на ней, позвоните лично и спросите, всё ли нормально.

Используйте качественный микрофон, но выключайте звук микрофона, когда не говорите и, особенно, когда не говорите и печатайте.

Если в таком составе встреча собирается нечасто – представьте всех и представляйтесь, начиная говорить (не все умеют хорошо запоминать людей по голосу).

Старайтесь, чтобы сразу все участники встречи были в удалённом режиме.

Чаще просите и давайте обратную связь.
·
Всегда имейте технологический «План Б», например, альтернативный сервис или место для созвона.

Инструменты самоорганизации
С этим у многих, привыкших к разделению офиса (работа) / дом (отдых), сложности.
·
Распорядок дня. Старайтесь просыпаться и ложиться в одно и то же время каждый день. Устанавливайте рабочие границы – время, в которое вы работаете и не отвлекаетесь. Кстати, для частного времени тоже важно установить такие границы, чтобы, например, планово проводя время с семьёй не отвлекаться на рабочие задачи. Можно также продумать ритуалы для старта и окончания рабочего дня. На старт я, обычно, стараюсь поставить какую-то онлайн-встречу, чтобы быстрее включиться в процесс.

Знаю, у многих на удалёнке появляются особые сложности, например, с тем, как обезопасить содержимое холодильника от себя или вытянуть себя на улицу и спорт. Я, обычно, ставлю спорт где-то в середине дня, включая его тоже в свой график.

Отдельный большой вопрос – организация рабочего места. От его качества очень сильно зависит продуктивность. Я пришёл к необходимости (1) отдельного качественного домашнего рабочего места (правильный большой и почти пустой рабочий стол у окна, правильное кресло и правильный экран с возможностью поставить его на коробку и поработать стоя) и (2) периодической смене декораций.

В целом, с точки зрения бизнеса, удалённая работа не так уж сильно отличается от работы в офисе. У команды есть такая же работа, только другая более управляемая ими внешняя среда, некоторые новые технические инструменты и фактор «большей свободы», более явно проявляющий ошибки менеджмента и, особенно, найма. Если сотрудник занимается тем, что «просижывает часы», то на удалёнке он сможет делать это более эффективно и приятно. Но на удалённую работу вам будет проще привлечь и удержать того профессионала, который будет заниматься любимым делом, помогая развиваться себе и компании.